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釘郵綁定和通訊錄同步流程說(shuō)明
日期:2021年10月15日


 

釘釘(DingTalk.com)是阿里巴巴集團(tuán)為高校、企業(yè)團(tuán)隊(duì)打造的聚焦于工作/商務(wù)的即時(shí)通訊工具,旨在提升內(nèi)外溝通協(xié)同的效率。

阿里不僅僅提供郵箱,還提供一整套的企業(yè)協(xié)同辦公解決方案。針對(duì)目前很多企業(yè)存在的辦公系統(tǒng)間各成孤島,用戶需要安裝各種應(yīng)用,入口繁多,操作復(fù)雜。阿里基于企業(yè)通訊錄以釘釘作為企業(yè)協(xié)同的統(tǒng)一入口。“釘釘+郵箱”提供的不僅是溝通社交,更是基于交流去打造高效協(xié)同的新的工作方式。

 

釘郵作為郵件客戶端,和阿里郵箱深度結(jié)合,將郵件操作體驗(yàn)和釘釘特色功能完美結(jié)合,在釘釘上通過(guò)釘郵使用阿里郵箱的企業(yè)郵服務(wù),體驗(yàn)全新的郵件收發(fā)體驗(yàn),每封郵件使命必達(dá),讓郵件像聊天一樣簡(jiǎn)單。



 

釘郵綁定和組織同步帶來(lái)的好處







 

 



 

 



 

綁定操作步驟說(shuō)明

1. 使用釘釘主管理員賬號(hào)登陸釘釘 PC  oa 后臺(tái)。(建議使用此方案)

https://oa.dingtalk.com/#/login

或通過(guò)域管概覽頁(yè)點(diǎn)升級(jí)釘郵(詳見下方同步操作步驟 2

 

2. 點(diǎn)擊 工作臺(tái)—釘郵



 

 

3. 在釘郵控制臺(tái)選擇 已有企業(yè)郵箱。



 

 

 

4. 輸入已有企業(yè)郵箱的域名。



釘郵
 




5.釘郵與企業(yè)郵箱域綁定成功后,系統(tǒng)會(huì)發(fā)一封綁定確認(rèn)郵件至企業(yè)郵箱的 postmaster 理員郵箱中 ,點(diǎn)擊 去郵箱查看。




 

 

6.  postmaster 郵箱 webmail 里點(diǎn)擊這封郵件中的 綁定。



 

 

7. 最終綁定成功后,釘郵此處可以看到綁定的企業(yè)郵箱域。



 

8. 在釘釘 PC  oa 后臺(tái)點(diǎn)擊 通訊錄,給每個(gè)員工的釘釘號(hào)分配企業(yè)郵箱。方式a. 手動(dòng)添加; b. 批量導(dǎo)入。

場(chǎng)景a. 已有企業(yè)郵箱賬號(hào)做綁定; b. 未有企業(yè)郵箱賬號(hào)通過(guò)此處新建。

 

方式

a. 手動(dòng)添加,點(diǎn)開員工釘釘賬號(hào)的基礎(chǔ)信息編輯頁(yè),填寫 企業(yè)郵箱 字段;



 

 

b. 批量導(dǎo)入,點(diǎn)擊 批量導(dǎo)入/導(dǎo)出修改,選擇 批量導(dǎo)入成員,點(diǎn)擊 下載模板。完成模板內(nèi)容填寫后,點(diǎn)擊此處 上傳文件,完成批量導(dǎo)入工作。



注: 導(dǎo)入會(huì)覆蓋原有員工的信息,后期如需更新已存在的員工,請(qǐng)先導(dǎo)出通訊錄,在導(dǎo)出表格里進(jìn)行修改再上傳。

 

 

模板中紅色字段為必填字段,黑色字段為選填字段。紅色字段包括姓名、手機(jī)號(hào)、部門。 黑色字段請(qǐng)?zhí)顚?/span> 企業(yè)郵箱 字段,注意非“郵箱”字段。

 


場(chǎng)景

a. 已有企業(yè)郵箱賬號(hào),但是未跟釘釘員工賬號(hào)做綁定的。





綁定之后員工登錄移動(dòng)端釘郵需要手動(dòng)輸入企業(yè)郵箱密碼來(lái)登錄。

 

 

 







移動(dòng)端釘郵打開后會(huì)提示管理員為您分配了企業(yè)郵箱,點(diǎn)擊 使用此郵箱,輸入密碼。

 

 

b. 未有企業(yè)郵箱賬號(hào),通過(guò)釘釘 PC oa 后臺(tái)給釘釘賬號(hào)填寫企業(yè)郵箱字段來(lái)新建郵箱賬號(hào)。新建之后員工登錄移動(dòng)端釘郵可以一鍵登錄企業(yè)郵箱。



 

 

 

新建完成后,系統(tǒng)會(huì)為此郵箱賬號(hào)生成一個(gè)隨機(jī)密碼,并給到用戶短信通知。






 

 

移動(dòng)端釘郵打開后會(huì)提示管理員為您分配了企業(yè)郵箱,點(diǎn)擊 一鍵登錄。






 

&郵組織架構(gòu)同步目的

解決阿里郵箱&釘釘企業(yè)用戶在組織架構(gòu)管理上的痛點(diǎn): 阿里郵箱&釘釘企業(yè)組織架構(gòu)不一致。

 

我們是怎么解決的?即統(tǒng)一通訊錄同步流程能帶來(lái)什么?

1. 只需在釘釘 OA 后臺(tái)上維護(hù)釘釘企業(yè)的組織架構(gòu)(或者通過(guò)三方 OA 保持跟釘釘 OA 的同步),即可讓阿里郵箱的組織架構(gòu)保持同釘釘一致;

2. 員工的企業(yè)郵箱賬號(hào)信息自動(dòng)保持同釘釘員工信息一致,例如姓名、工號(hào)、職位、手機(jī);

3. 員工可以在手機(jī)釘郵上免密碼登錄自己的企業(yè)郵箱賬號(hào);

4. 員工入職,在釘釘 OA 后臺(tái)上即可分配郵箱賬號(hào),阿里郵箱會(huì)同步創(chuàng)建賬號(hào),保持同釘釘側(cè)一致的部門架構(gòu);

5. 員工離職,在釘釘 OA 后臺(tái)上操作員工離職,可選擇凍結(jié)或刪除郵箱賬號(hào),并在釘郵上踢出企業(yè)郵箱賬號(hào)的登錄;

6. 員工換部門,在釘釘 OA 后臺(tái)上操作員工換部門,阿里郵箱會(huì)同步移動(dòng)員工企業(yè)郵箱賬號(hào)所在的部門,保持同釘釘側(cè)一致的部門架構(gòu);

 

目標(biāo)客戶群體

適用于想簡(jiǎn)化企業(yè)組織架構(gòu)管理的客戶,細(xì)化后就存在兩類客戶:

1. 阿里郵箱&釘釘企業(yè)組織架構(gòu)一致,但是是客戶手工維護(hù)的,想簡(jiǎn)化企業(yè)組織架構(gòu)管理。

2. 阿里郵箱&釘釘企業(yè)組織架構(gòu)不一致,客戶想先對(duì)齊組織架構(gòu),再簡(jiǎn)化企業(yè)組織架構(gòu)管理。

 

注意:對(duì)于新購(gòu)買了阿里郵箱,也想簡(jiǎn)化企業(yè)組織架構(gòu)管理的客戶,上面流程同樣適用,但 需要先在域管或釘釘 oa 把郵箱賬號(hào)創(chuàng)建出來(lái),因?yàn)?/span>同步流程目前暫不支持創(chuàng)建郵箱賬號(hào)。

 

同步前須知

1. 



同步前,必須確認(rèn)釘釘企業(yè)的頂級(jí)部門,是否同阿里郵箱的頂級(jí)部門在層級(jí)上保持一致。

如圖所示,阿里郵箱的”cegc.com.cn”是頂級(jí)部門,釘釘企業(yè)的重慶高速公路集團(tuán)有限公司  是頂級(jí)部門,默認(rèn)也是強(qiáng)制認(rèn)為兩個(gè)頂級(jí)部門是對(duì)應(yīng)的(與兩個(gè)頂級(jí)部門名字無(wú)關(guān))。但客 戶在阿里郵箱的頂級(jí)部門下建立了重慶高速公路集團(tuán)有限公司,想讓該郵箱部門和釘釘頂 級(jí)部門對(duì)應(yīng),導(dǎo)致同步不符合預(yù)期。

解決辦法:手動(dòng)去掉郵箱側(cè)部門重慶高速公路集團(tuán)有限公司,將其下面的一級(jí)子部門,掛 在頂級(jí)部門”cegc.com.cn”下。

 

2. 同步過(guò)程,不會(huì)創(chuàng)建企業(yè)郵箱賬號(hào),務(wù)必在 Excel 中填寫已存在的企業(yè)郵箱賬號(hào),否則校驗(yàn)不通過(guò)。

 

3. Excel 中修改員工所在部門,不會(huì)生效;修改工號(hào)、姓名等,生效;

 

4. Excel  中員工信息,沒有企業(yè)郵箱賬號(hào)和手機(jī)號(hào)碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系,該員工不享有在釘釘上管理企業(yè)郵箱賬號(hào)、企業(yè)郵箱賬號(hào)隨該員工釘釘部門架構(gòu)變化而變化的能力;

 

5. 上傳 Excel 是個(gè)提交操作,并不代表一定同步成功,如果 10min 都未同步成功,聯(lián)系術(shù)進(jìn)行確認(rèn)和處理。

 

同步策略須知

同步過(guò)程分為兩步:阿里郵箱&釘釘企業(yè)的部門同步、阿里郵箱賬號(hào)&釘釘員工信息同步。

 

1. 阿里郵箱&釘釘企業(yè)的部門同步

部門同步策略:除頂級(jí)部門外,同層級(jí)同名字的部門,認(rèn)為是需要建立關(guān)聯(lián)的部門。

舉例說(shuō)明:郵箱部門:頂級(jí)部門 -> 技術(shù)部 釘釘部門鏈:頂級(jí)部門 -> 技術(shù)部

-> 銷售部 -> 銷售部

-> 人事部 -> 人事組

按策略同步后,阿里郵箱&釘釘企業(yè)的部門會(huì)保持一致,如下: 頂級(jí)部門 -> 技術(shù)部

-> 銷售部

-> 人事部

-> 人事組

雖然人事部人事組對(duì)用戶的企業(yè)而言,是同一部門,里面的人員都一樣。但在同步 流程中,這是兩個(gè)部門,所以同步后會(huì)同時(shí)出現(xiàn)人事部人事組

 

2. 阿里郵箱賬號(hào)&釘釘員工信息同步

員工同步策略:可以選擇以釘釘為基準(zhǔn)、以郵箱為基準(zhǔn)?;鶞?zhǔn)側(cè)的員工所在部門不變化, 非基準(zhǔn)側(cè)的員工所在部門會(huì)變化,保持同基準(zhǔn)側(cè)一致。

舉例說(shuō)明:

1  中的人事部人事組中的員工,在 Excel  中均有企業(yè)郵箱賬號(hào)和手機(jī)號(hào)碼的對(duì)應(yīng)關(guān)系,且以釘釘側(cè)為基準(zhǔn)。同步結(jié)束后,釘釘側(cè),員工會(huì)均在人事組這個(gè)部門;郵箱側(cè), 郵箱賬號(hào)會(huì)都被移動(dòng)到人事組。釘釘和郵箱側(cè),均會(huì)存在一個(gè)沒有任何員工的人事部。 就是同步結(jié)束后,很多用戶發(fā)現(xiàn),釘釘 OA 后臺(tái)上突然多出來(lái)了空部門的原因。


同步后使用須知

1. 同步結(jié)束后,釘釘側(cè)多出來(lái)的空部門怎么處理?在釘釘 OA 后臺(tái)上刪掉即可,阿里郵箱側(cè)也會(huì)同步刪掉((若該郵箱部門下還存在郵箱賬號(hào),則不刪除)。

 

2. 在以后的管理中,員工郵箱賬號(hào)務(wù)必維護(hù)在釘釘 OA 后臺(tái)員工信息頁(yè)的企業(yè)郵箱字段, 才能確保郵箱賬號(hào)在郵箱側(cè)的架構(gòu),隨著釘釘側(cè)架構(gòu)的變化而變化。

 

3. 盡量避免在郵箱側(cè)直接手工創(chuàng)建/刪除/移動(dòng)部門,因?yàn)樽咄瓯敬瓮搅鞒?,之后的同步?/span> 向都是單向的(釘釘-->郵箱),只需在釘釘側(cè)操作即可。

舉例說(shuō)明:

郵箱側(cè)手工創(chuàng)建部門 A,然后在釘釘側(cè)創(chuàng)建了同名部門 A,(釘釘-->郵箱)同步會(huì)失??; 郵箱側(cè)手工刪除部門 A,  然后在釘釘側(cè)改動(dòng)了部門 A 下的員工信息,(釘釘-->郵箱)同步會(huì)在郵箱側(cè)把部門 A 重新創(chuàng)建出來(lái);

郵箱側(cè)手動(dòng)移動(dòng)部門 A,然后在釘釘側(cè)移動(dòng)部門 A,(釘釘-->郵箱)同步會(huì)把郵箱側(cè)的部門重新移動(dòng),保持同釘釘一致;

 

同步操作步驟說(shuō)明

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